Las organizaciones como sistemas

Un hecho significativo en el estudio de las organizaciones fue llegar a la distinción entre sistemas cerrados y abiertos. Un sistema cerrado no dependerá de su ambiente; será autónomo, encerrado en sí mismo y sellado ante el mundo exterior. Aunque no puede existir un sistema verdaderamente cerrado, los primeros estudios de organización se enfocaban en ellos. Los primeros conceptos de administración, incluyendo la administración científica, el estilo de liderazgo y la ingeniería industrial, eran enfoques de sistema cerrado porque daban por supuesto al ambiente exterior y suponían que la organización podía convertirse en más efectiva mediante el diseño interno. La administración de un sistema cerrado sería bastante fácil. El ambiente sería estable y predecible, y no intervendría para causar problemas. El tema principal de la administración seria llevar las cosas con eficiencia.

Un sistema abierto debe interactuar con el ambiente para sobrevivir; consume recursos y exporta recursos al ambiente. No puede sellarse ni aislarse. Debe cambiar y adaptarse al ambiente en forma continua. Los sistemas abiertos pueden ser enormemente complejos. La eficiencia interna es apenas uno de los aspectos, y algunas veces un aspecto bastante menor. La organización tiene que encontrar y obtener los recursos necesarios, interpretar y actuar sobre los cambios ambientales, deshacerse de la producción, y controlar y coordinar las actividades internas a la luz de las turbulencias e incertidumbres ambientales. 

Todo sistema que deba interactuar con el ambiente para sobrevivir, es un sistema abierto. El ser humano es un sistema abierto. Los cambios rápidos de las recientes décadas pasadas, incluyendo la globalización y más competencia, la explosión de la internet y los negocios electrónicos, y la creciente diversidad de la población y de la fuerza de trabajo han forzado a muchos administradores a reorientarse hacia una mentalidad de sistemas abiertos y a reconocer a sus negocios como parte de un todo muy complejo e interconectado.

Para comprender a la organización como un todo, hay que visualizarla como un sistema. "Un sistema es un conjunto de elementos interactuantes que adquiere insumos del ambiente, los transforma y descarga su producto en el ambiente externo". La necesidad de insumos y productos refleja su dependencia del ambiente. Los elementos interactuantes significan que la gente y los departamentos dependen uno de otro y deben trabajar conjuntamente. Las entradas de un sistema de una organización incluyen a los empleados, materias primas y otros recursos físicos, información y recursos financieros. El proceso de transformación modifica estas entradas en algo de valor que se puede exportar de regreso al ambiente. Las salidas incluyen productos específicos y servicios a clientes y consumidores. También pueden incluir la satisfacción del empleado, la contaminación y otros productos secundarios del proceso de transformación. 

Podemos establecer que una organización tiene una gran similitud con lo que es un sistema, señalando que son un conjunto de personas (partes/elementos) que buscan cumplir un objetivo, siguiendo normas establecidas que deben ser seguidas. Por ejemplo tomaremos una organización cualquiera, estas se rigen por documentos constituyentes en los que figura su jerarquía, sus distintos departamentos y coordinaciones, en fin, su estructura formal que coordina los esfuerzos de sus distintos trabajadores y empleados, para llevar a cabo las tareas pendientes y aproximarse a su cometido como organización, sea el que sea.

Las organizaciones también cumplen con características de clasificación, pudiendo identificarlos como abiertos y/o cerrados, ya que las organizaciones se desarrollan en un entorno interno y externo, recibiendo cambios tanto en el interior de la misma con cambios en el personal, nuevas tareas programadas, cambios de cargos, nuevas rutinas a implementarse. Así mismo las organizaciones también están constantemente recibiendo información externa (por parte del mundo) sobre cambios de tecnologías, lo que hoy en día se produce casi a diario sin mencionar también los cambios en los mercados. Ademas de que dentro de las organizaciones tambien hay sub-sistemas que se ocupan de ciertas tareas o procesos para que la administracion interna de las organizaciones pueda ser mas eficiente y evitar un mal funcionamiento dentro de ella. Las organizaciones se basan en saber que deben de tener un objetivo a cumplir adaptandose a las nuevas tecnologias a travez del tiempo y modificando su comportamiento y metodos de procesamiento de informacion de manera dinamica ya que si no logran actualizarse a algun cambio futuro podria cederle la eficiencia a otra organizacion siendo reemplazadas.