Las organizaciones
Las organizaciones
Las organizaciones son entidades
sociales, dirigidas a metas, diseñadas con una estructura deliberada y con
sistemas de actividad coordinados y vinculadas con el ambiente externo. Debemos
tener en cuenta que los elementos clave de una organización no son un edificio
o un conjunto de políticas y procedimientos; las organizaciones están formadas
por personas y las relaciones que tienen unas con otras. Una organización
existe cuando la gente interactúa para desempeñar funciones esenciales que la
ayude a alcanzar metas.
La mayor parte de las organizaciones actuales luchan por alcanzar una
mayor coordinación horizontal de las actividades de trabajo, con frecuencia
empleando equipos de personas de diferentes áreas funcionales para que trabajen
juntas en proyectos. Los límites entre departamentos y entre organizaciones se
están volviendo más flexibles y difusos, en la medida en que las compañías
enfrentan la necesidad de responder con más rapidez a cambios en el ambiente
externo. Una organización no puede existir sin interactuar con los clientes,
proveedores, competidores y con otros elementos del ambiente externo. Hoy día
incluso algunas compañías cooperan con sus competidores y comparten información
y tecnología para provecho mutuo.
Métodos de Control
El sistema de control de los
administradores es ampliamente definido como las rutinas formales, reportes y
procedimientos que utilizan información para mantener o modificar patrones en
las actividades de la organización. Estos sistemas de control incluyen las actividades
formales de información base para la planeación, presupuesto, evaluación de
desempeño, localización de recursos y premios para los empleados. Los objetivos
son implantados en avance, y los resultados comparados a los objetivos y las
variantes, todo esto se reporta a los administradores y directores para
corregirlos. Los avances en tecnología de información han mejorado
dramáticamente la eficiencia y la efectividad de estos sistemas. Existen cuatro
elementos del sistema de control que usualmente son considerados en centro de
sistemas de controles de la dirección: "reportes financieros y de presupuesto, reporte
periódico de estadísticas no financieras, sistemas de premios o recompensas y
sistemas de control de calidad"
La estructura organizacional suele representarse en forma de organigramas
que son representaciones graficas de la
estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las
funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes
dentro de ella. Los organigramas pueden representarse de 4 formas diferentes:
·
Vertical.
En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.
·
Horizontal.
Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
·
Circular.
Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la
periferia.
·
Mixto.
Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
Modelos o estructuras a los que se ajustan
En lo que a la operatividad se refiere, las organizaciones formales
responden por lo general a algunos de los modelos siguientes:
La estructura organizacional de una empresa u otro tipo de organización,
es un concepto fundamentalmente jerárquico de subordinación dentro de las
entidades que colaboran y contribuyen a servir a un objetivo común. Las
estructuras organizacionales se clasifican en 4 tipos:
·
Estructura
lineal: Esta se basa en la autoridad directa que tiene el jefe sobre los
subordinados, esta señala que entre el jefe y el subordinado hay líneas
directas en las que se ven la autoridad y responsabilidad. Esta forma de
organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es
utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos
en un campo específico del mercado. Es frecuente que en las empresas que
utilizan este tipo de organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo.
-
Ventajas: Es una
estructura simple donde la toma de decisiones es centralizada y la comunicación
es formal entre los mandos medios y los niveles operativos. Los jefes tienen la
autoridad y la toma de decisiones.
-
Desventajas: La
organización puede ser rígida e inflexible y se puede caer en la ralentización
del trabajo debido a la falta de tiempo de los jefes o propietarios para tomar
cada una de las decisiones para hacer un trabajo de manera eficiente.
·
Estructura
Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio
funcional o principio de la especialización de las funciones de cada tarea.
Esta estructura de organización está basada en dividir el trabajo de la empresa
según la especialización. Busca que cada persona trabaje en lo que está especializada.
-
Ventajas: La especialización contribuye a tener una mayor
eficiencia del personal y de los grupos de trabajo. Conlleva a una mejor
planificación de las labores y sistemas productivos ya que establece claras
líneas de responsabilidad.
-
Desventajas: Crea aislamiento y conflictos entre los mandos
medios cuando existen funciones operativas que requieran de la
retroalimentación de más de un gerente o departamento. Adicionalmente, esta
estructura organizacional puede causar contradicciones en las instrucciones
dadas.
·
Estructura
Lineo – funcional: Es una
combinación de Organización Lineal y Funcional
Lineal: la responsabilidad y autoridad se transmite a través de un sólo
jefe para cada función especial.
Funcional: La especialización de cada actividad en una función, es más
aplicable en las empresas.
En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional,
aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una,
conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una
función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a
través de un sólo jefe por cada función en especial.
·
Estructura
en comité: En esta la autoridad y la responsabilidad son compartidas
conjuntamente por un grupo de personas en vez de una. Consiste en asignar los
diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para
discutirlos y tomar una decisión en conjunto.
-
Ventajas: Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de
varios criterios. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran
el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona. Permite que las ideas
se fundamenten y se critiquen. Se aprovecha al máximo los conocimientos
especializados.
-
Desventajas: Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías. Una
vez constituido el comité, es difícil disolverlo. En ocasiones los gerentes se
desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga
responsable de sus propias actuaciones.
·
Estructura
divisional: Utilizada por grandes organizaciones que han crecido
diversificando sus productos o sus mercados. Utiliza la
departamentalización en base a productos, áreas o clientes. Y esos
departamentos se les denomina divisiones porque tienen autonomía, tienen
capacidad para tomar decisiones referentes a su producto, a su mercado o a su
área geográfica. Cuando
esta descentralización existe se habla siempre de división y no de
departamentacion. Cada división realiza todas las funciones necesarias para
servir correctamente a su producto, a su mercado o a sus áreas geográficas. Y
el director de división es un semi-director general de la empresa.
Caracteristicas de las organizaciones
Las organizaciones tienen una amplia gamma de caracteristicas que hacen que se comparen con un sistema, entre las mas destacadas tenemos las siguientes:-
Objetivos concretos
-
División del trabajo
-
Perduran en el tiempo
-
Dinámicas
-
Diversos niveles de complejidad
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