Sistemas antes de organizaciones

Sistema

“Sistema” tiene una amplia extensión de definiciones propuesta por distintos autores, por ejemplo, Hugo Cajizo define sistema como “Un conjunto ordenado de componentes o elementos interrelacionados,  Interdependientes e interactuantes, que tienen por finalidad el logro de objetivos  determinados en un plan”. Por otro lado Según Idalberto Chiavenato, un sistema puede definirse como "un conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito operando como datos/ energía/ materia unidos al ambiente que rodea el sistema para suministrar información/ energía/ materia".

Una definición más simple de sistema puede ser: Se define sistema a un conjunto de elementos que guardan una relación entre sí para satisfacer una necesidad o cumplir algún propósito para el cual fue construido, destacando que debe existir una comunicación factible entre las partes o elementos involucrados para que el sistema trabaje del modo en el que está programado que se comporte y cumpla con las expectativas propuestas. Los sistemas tienen una amplia clasificación también, entre los distintos tipos de sistemas tenemos:

·        Según la relación que establecen con el medio ambiente:

–        Sistemas cerrados: se caracterizan por su hermetismo, que hace que no ocasionen ningún intercambio con el ambiente que se encuentra a su alrededor, por lo que no se ven afectados por el mismo.  Esto hace que tampoco los sistemas ejerzan influencia alguna en el medio ambiente que los rodea. Los sistemas cerrados entonces, se caracterizan por poseer un comportamiento totalmente programado y determinado y la materia y energía que intercambian con el ambiente que los rodea es mínima.

 –        Sistemas abiertos: estos sí establecen intercambios con el medio ambiente que los rodea. Para lograr esto se valen de salidas y entradas por medio de las que intercambian, de manera constante, energía y materia con el medio ambiente. Este vínculo que se establece hace que los sistemas abiertos deban ser sumamente adaptativos a las cualidades del ambiente del cual dependen, sino es así, no logran la supervivencia. Esta dependencia con lo ajeno hace que no puedan existir de forma aislada y que deban adaptarse por medio de la organización y del aprendizaje a los cambios externos.  

·        Según su constitución:

–        Sistemas conceptuales: están constituidos por conceptos que son ajenos a la realidad y que resultan meramente abstractos.
–        Sistemas físicos: los elementos que los componen, en cambio, son concretos y palpables, es decir que se los puede captar por medio del tacto.

·        Según su origen:

–        Sistemas artificiales: se caracterizan por ser producto de la creación humana, por lo que dependen de la presencia de otros para poder existir.

–        Sistemas naturales: estos en cambio, no dependen de la mano de obra del hombre para originarse

·        Según su movimiento:

–        Sistemas dinámicos: estos sistemas se caracterizan por presentar movimiento.

–        Sistemas estáticos: como su nombre indica, carecen de movimiento alguno.

·        Según la complejidad de los elementos que los conforman:

–        Sistemas complejos: se caracterizan por estar compuestos por una serie de subsistemas, lo que vuelve difícil la tarea de identificar los distintos elementos que los componen.
–        Sistemas simples: a diferencia de los anteriores, éstos no cuentan con subsistemas, lo que permite identificar fácilmente a los elementos constitutivos de los mismos.

·        Según su naturaleza:

––    Sistemas inertes: carece de vida alguna.

–   Sistemas vivos: estos, en cambio, si poseen vida.

Pilares fundamentales para la implementación de un sistema de información

Un sistema de información se soporta en tres pilares fundamentales: tecnología; procesos; y formación. Para que un sistema de información evolucione tiene que mejorar y fortalecer cada uno de los tres pilares, de ser posible hacerlo al unísono.

Es frecuente ver proyectos de sistemas de información con foco en el pilar tecnológico y desatendiendo los otros dos pilares, tarde o temprano el proyecto morirá. A esto debemos sumar el efecto de la externalización de los proyectos de sistemas de información, antes una tendencia, hoy una necesidad para poder centrarse en el negocio y competir en igualdad de condiciones. La externalización de los proyectos de sistemas de información induce todavía más la tendencia a poner foco en la tecnología. La prueba final de un sistema es simplemente si la herramienta funciona, no importa si los usuarios la utilizan o si conocen dónde, porque, cómo y qué información hay en el sistema.

Pero si hay manuales de usuario y procesos definidos ¿qué falta?… Falta el enfoque, la comunicación, la involucración de directivos y empleados, validación de los procesos, percibir una mejora, calidad de la información, retroalimentación, formación continua, percibir valor, gestión del cambio…etc. Desafortunadamente, esto no suele ser problema de los consultores sino más bien de los clientes, al fin y al cabo al consultor se le exige tecnología que éste entrega sin falta para poder cobrar.

Los procesos y la formación son puntos clave en un sistema de información. Sin procesos nadie sabrá gestionar adecuadamente la información del sistema y las consecuencias serán visibles en la calidad de la información. La formación permite que los usuarios sean capaces de sentirse cómodos con la tecnología, evitando el rechazo a los cambios y mejorando la percepción de una mejora en el trabajo del día a día.

Por último, cuando hablamos de tecnología, procesos y formación, cada uno de ellos representa el 33% de proyecto, si alguno de ellos falla, el proyecto fallará desde el punto de vista del cliente. Si sólo tenemos tecnología, tendremos un bonito sistema que nadie utilizará o que será usado parcialmente, con información incongruente y sin valor.

Caracteristicas de los sistemas

Propósito u objetivo: Todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos. Las unidades o elementos como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por la cual una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, con mucha probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste. En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades, debido a la relación existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentará como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relación de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el Sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenómenos el de la entropía y el de la homeostasia.

Entropía: Es la tendencia que los sistemas tienen al desgaste, a la desintegración, para el relajamiento de los estándares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropía aumenta, los sistemas se descomponen en estados más simples. La segunda ley de la termodinámica explica que la entropía en los sistemas aumenta con el correr del tiempo, como ya se vio en el capítulo sobre cibernética. A medida que aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. Si por falta de comunicación o por ignorancia, los estándares de autoridad, las funciones, la jerarquía, etc. de una organización formal pasan a ser gradualmente abandonados, la entropía aumenta y la organización se va reduciendo a formas gradualmente más simples y rudimentarias de individuos y de grupos.

Homeostasis:
Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente.